Tecnologia e Sistemas na Área da Saúde

Tecnologia e Sistemas na Área da Saúde

Sistemas hospitalares e a organização das informações

O problema dos controles paralelos

Um dos sinais de que uma instituição possui problemas relacionados à tecnologia é a existência excessiva de controles paralelos.

Imagine, por exemplo, que o hospital possui um sistema oficial para registrar determinado processo, mas um funcionário mantém uma planilha própria porque não confia nas informações disponíveis no sistema. Outro setor utiliza um caderno, enquanto outro troca informações por mensagens.

No final, existem várias versões da mesma informação. Isso gera uma pergunta fundamental: qual informação está correta?

Quando a instituição não consegue responder isso com segurança, existe um problema de gestão da informação.

O objetivo da tecnologia deve ser justamente reduzir esse tipo de situação, centralizando, organizando e disponibilizando informações confiáveis para quem precisa utilizá-las.

A importância da qualidade dos dados

Não basta possuir muitos dados. É necessário possuir dados confiáveis.

Uma instituição pode ter milhões de registros armazenados em seus sistemas e, ainda assim, não conseguir produzir informações úteis para a gestão.

Isso acontece quando existem cadastros duplicados, campos incompletos, informações incorretas, dados desatualizados, classificações inconsistentes ou registros realizados de maneira diferente por cada setor.

• Cadastros duplicados;
• Campos incompletos;
• Informações incorretas;
• Dados desatualizados;
• Classificações inconsistentes;
• Registros realizados de maneira diferente por cada setor;
• Informações que deveriam estar no sistema, mas continuam em controles externos.

Dados de baixa qualidade prejudicam diretamente os indicadores. Se os dados utilizados para calcular um indicador estão incorretos, o resultado também será incorreto.

Consequentemente, a gestão pode tomar decisões baseadas em uma realidade que não representa aquilo que realmente acontece na instituição.

Tecnologia como apoio à gestão

Quando utilizada corretamente, a tecnologia permite que gestores tenham acesso a informações importantes para acompanhar o funcionamento da instituição.

A partir dos sistemas e das informações registradas pelos setores, é possível acompanhar diferentes aspectos da operação hospitalar.

• Quantidade de atendimentos;
• Tempo médio de espera;
• Taxa de ocupação de leitos;
• Quantidade de internações;
• Altas e transferências;
• Exames realizados;
• Cancelamentos;
• Cirurgias;
• Indicadores financeiros;
• Produção por setor;
• Indicadores assistenciais;
• Qualidade dos processos.

Essas informações permitem que a gestão deixe de trabalhar apenas com percepções e passe a utilizar dados para tomar decisões.

Isso representa uma mudança importante: deixar de administrar apenas aquilo que parece estar acontecendo e começar a administrar aquilo que os dados demonstram que está acontecendo.

Sistemas precisam acompanhar os processos

Outro ponto fundamental é compreender que o sistema deve apoiar o processo, e não simplesmente existir de forma independente.

Antes de implantar uma solução tecnológica, é necessário compreender o processo que será informatizado.

Imagine um setor que possui um processo desorganizado. Se esse processo for simplesmente colocado dentro de um sistema, o hospital poderá apenas transformar um processo ruim em um processo ruim informatizado.

Por isso, antes da tecnologia, muitas vezes é necessário:

• Mapear o processo atual;
• Identificar problemas;
• Eliminar etapas desnecessárias;
• Definir responsabilidades;
• Padronizar procedimentos;
• Organizar as informações;
• Utilizar a tecnologia para apoiar o processo.

Esse conceito é extremamente importante para qualquer projeto de transformação digital na área da saúde.

A resistência dos profissionais

Mesmo quando uma tecnologia é adequada, sua implantação pode enfrentar resistência. É comum encontrar profissionais que possuem dificuldades para abandonar métodos antigos de trabalho, principalmente quando já estão acostumados com determinada rotina.

Frases como “sempre fizemos dessa maneira”, “esse sistema é complicado” ou “prefiro fazer na planilha” podem indicar que existe uma barreira para a adoção correta da tecnologia.

Essa resistência nem sempre significa falta de interesse. Em muitos casos, ela ocorre porque o profissional não recebeu treinamento suficiente ou porque a implantação não considerou adequadamente a realidade operacional do setor.

Por isso, a implantação de tecnologia deve envolver as pessoas desde o início.

Capacitação é parte da tecnologia

Um sistema só é realmente útil quando as pessoas conseguem utilizá-lo corretamente. Por isso, treinamento não deve ser considerado uma etapa secundária de um projeto tecnológico. Ele faz parte da própria implantação.

É necessário capacitar os usuários para que saibam acessar corretamente o sistema, registrar informações, consultar dados, corrigir erros, utilizar funcionalidades, gerar relatórios, seguir os fluxos estabelecidos e proteger as informações.

• Acesso correto ao sistema;
• Registro adequado das informações;
• Consulta e utilização dos dados;
• Correção de informações incorretas;
• Utilização das funcionalidades disponíveis;
• Geração e interpretação de relatórios;
• Segurança das informações;
• Respeito aos processos institucionais.

Além disso, os treinamentos precisam ser contínuos. Sistemas são atualizados, processos mudam, novos profissionais são contratados e novas funcionalidades são incorporadas.

Tecnologia e segurança da informação

Quando utilizada corretamente, a tecnologia permite que gestores tenham acesso a informações importantes para acompanhar o funcionamento da instituição.

A partir dos sistemas e das informações registradas pelos setores, é possível acompanhar diferentes aspectos da operação hospitalar.

• Quantidade de atendimentos;
• Tempo médio de espera;
• Taxa de ocupação de leitos;
• Quantidade de internações;
• Altas e transferências;
• Exames realizados;
• Cancelamentos;
• Cirurgias;
• Indicadores financeiros;
• Produção por setor;
• Indicadores assistenciais;
• Qualidade dos processos.

Essas informações permitem que a gestão deixe de trabalhar apenas com percepções e passe a utilizar dados para tomar decisões.

Isso representa uma mudança importante: deixar de administrar apenas aquilo que parece estar acontecendo e começar a administrar aquilo que os dados demonstram que está acontecendo.

Integração entre sistemas

Outro grande desafio da área da saúde é a integração. Uma instituição pode utilizar diferentes sistemas para diferentes finalidades. O problema aparece quando essas ferramentas não conseguem conversar adequadamente entre si.

Isso pode obrigar os profissionais a digitar a mesma informação várias vezes, exportar arquivos, importar planilhas, conferir informações manualmente e utilizar controles paralelos.

A integração reduz esse trabalho e permite que as informações fluam de maneira mais eficiente entre os setores.

Quanto maior a integração, menor tende a ser a necessidade de repetir informações manualmente, reduzindo retrabalho e aumentando a confiabilidade dos dados.

Tecnologia não substitui pessoas

Na área da saúde, a tecnologia possui ainda uma responsabilidade adicional: proteger informações sensíveis.

Hospitais e clínicas trabalham diariamente com informações pessoais e informações relacionadas à saúde dos pacientes. Por isso, a segurança da informação deve fazer parte da rotina institucional.

• Controle de acesso;
• Senhas individuais;
• Permissões adequadas;
• Backup;
• Proteção contra perda de dados;
• Controle de dispositivos;
• Monitoramento de acessos;
• Atualização dos sistemas;
• Políticas internas de segurança;
• Conscientização dos usuários.

A tecnologia precisa facilitar o acesso às informações para quem possui autorização, mas também impedir acessos indevidos.

O verdadeiro valor da tecnologia na saúde

O verdadeiro valor da tecnologia não está simplesmente na quantidade de sistemas que uma instituição possui. Está na capacidade de utilizar esses recursos para melhorar a operação.

• Reduzir retrabalho;
• Melhorar a comunicação;
• Organizar informações;
• Automatizar tarefas;
• Melhorar indicadores;
• Reduzir desperdícios;
• Apoiar decisões;
• Aumentar a produtividade;
• Melhorar a experiência do paciente;
• Aumentar a segurança dos processos.

Por isso, a pergunta mais importante não deveria ser: “Qual sistema devemos comprar?”

A pergunta deveria ser: “Qual problema precisamos resolver e qual tecnologia pode nos ajudar a resolvê-lo?”

Tecnologia, processos e pessoas

A tecnologia representa as ferramentas, sistemas, equipamentos, infraestrutura e soluções digitais utilizadas pela instituição.

Os processos representam os fluxos, procedimentos, responsabilidades, regras e formas de execução do trabalho.

As pessoas representam os profissionais capacitados, a liderança, a comunicação, a cultura organizacional e a disposição para utilizar corretamente as ferramentas disponíveis.

Se um desses três elementos falhar, a tecnologia pode não produzir os resultados esperados.

• Tecnologia sem processo gera confusão.
• Processo sem tecnologia pode gerar limitações e excesso de trabalho manual.
• Tecnologia e processo sem pessoas preparadas também não funcionam.

A combinação desses três elementos é que permite uma verdadeira transformação na instituição de saúde.

Conclusão

A tecnologia na área da saúde deixou de ser apenas um suporte administrativo e passou a fazer parte da própria estratégia das instituições.

Sistemas hospitalares, prontuários eletrônicos, ferramentas de análise de dados, dashboards, integrações, automações e outras soluções podem transformar completamente a maneira como uma instituição trabalha.

Porém, tecnologia não deve ser implantada apenas porque é moderna ou porque outras instituições estão utilizando. Ela precisa estar associada a uma necessidade real.

Antes de implantar uma solução, é necessário compreender os processos, ouvir os profissionais, identificar os problemas, avaliar os dados e definir os objetivos.

Depois disso, a tecnologia pode ser utilizada como uma ferramenta para organizar, automatizar, integrar e melhorar esses processos.

No final, o objetivo não é simplesmente ter um hospital mais tecnológico. O objetivo é ter um hospital mais organizado, eficiente, seguro, integrado e capaz de oferecer um atendimento melhor ao paciente.