Quando falamos em dados dentro de uma instituição de saúde, muitas pessoas pensam
imediatamente em números, planilhas ou relatórios. Porém, os dados podem representar
diferentes tipos de informações produzidas durante a operação.
Todos esses elementos podem ser analisados individualmente ou combinados para produzir uma
visão mais ampla do funcionamento da instituição.
Portanto, dados são a matéria-prima utilizada para produzir informações que podem apoiar
decisões importantes dentro de um hospital, clínica ou unidade de saúde.
Embora os termos sejam frequentemente utilizados como sinônimos, existe uma diferença
importante entre dado e informação.
Um dado representa um registro ou fato que foi coletado. Uma
informação surge quando esses dados são organizados, analisados e
interpretados dentro de um determinado contexto.
Por exemplo, imagine que um hospital registre 500 atendimentos durante determinado mês.
O número 500 é um dado.
Porém, quando esse número é comparado com os meses anteriores, com a capacidade da unidade,
com o número de profissionais disponíveis e com o tempo médio de atendimento, ele passa a
fornecer uma informação muito mais útil para a gestão.
A pergunta deixa de ser apenas “quantos atendimentos foram realizados?”
e passa a ser:
“A quantidade de atendimentos está adequada à capacidade da instituição e como esse
resultado se comporta em relação aos períodos anteriores?”
É essa transformação que torna os dados realmente valiosos.
Antes de produzir qualquer relatório ou indicador, é necessário garantir que os dados
utilizados sejam confiáveis.
Um relatório pode apresentar gráficos modernos, números bem organizados e uma aparência
profissional, mas se os dados utilizados estiverem incorretos, o relatório também será
incorreto.
Alguns problemas comuns encontrados nas instituições de saúde incluem:
- Cadastros duplicados;
- Informações incompletas;
- Dados incorretos;
- Registros desatualizados;
- Campos preenchidos de maneiras diferentes;
- Informações digitadas manualmente de forma incorreta;
- Dados registrados em sistemas diferentes;
- Planilhas paralelas;
- Ausência de padronização;
- Informações que não são registradas no momento correto.
Por isso, uma boa estratégia de dados precisa começar pela qualidade da informação na origem.
Quanto melhor for o registro realizado pelos setores, maior será a qualidade dos relatórios
produzidos posteriormente.
Existe um conceito bastante conhecido na área de dados: “lixo entra, lixo sai”.
Isso significa que, quando dados incorretos são inseridos em um sistema, os resultados
produzidos posteriormente também tendem a apresentar problemas.
Imagine que uma instituição queira acompanhar o tempo médio de atendimento dos pacientes.
Para isso, será necessário registrar corretamente os horários de chegada, atendimento,
encaminhamento e encerramento.
Se esses horários não forem registrados corretamente, o indicador calculado poderá não
representar a realidade.
Por isso, a qualidade dos relatórios começa muito antes da geração do relatório.
Ela começa no momento em que a informação é registrada.
Relatórios hospitalares são documentos, telas ou ferramentas utilizadas para apresentar
informações organizadas sobre determinada área, período, serviço ou processo da instituição.
Um relatório pode apresentar informações operacionais, administrativas, financeiras,
assistenciais ou estratégicas.
Alguns exemplos são:
- Relatório de atendimentos;
- Relatório de internações;
- Relatório de altas;
- Relatório de ocupação de leitos;
- Relatório de exames;
- Relatório de cirurgias;
- Relatório de produção por setor;
- Relatório de faturamento;
- Relatório de indicadores;
- Relatório de desempenho;
- Relatório de produtividade;
- Relatórios gerenciais.
Cada relatório deve possuir uma finalidade clara. Um relatório não deve existir simplesmente
porque “sempre foi feito”.
Um dos principais problemas encontrados na produção de relatórios é a criação de documentos
que apresentam muitos números, mas não ajudam efetivamente na tomada de decisão.
Antes de criar um relatório, é importante perguntar:
- Qual pergunta esse relatório precisa responder?
- Quem utilizará essas informações?
- Qual decisão poderá ser tomada a partir delas?
- Qual período precisa ser analisado?
- Quais dados são realmente necessários?
- Qual indicador deve ser acompanhado?
Dessa forma, o relatório deixa de ser apenas uma coleção de números e passa a ser uma
ferramenta de gestão.
Relatórios operacionais, gerenciais e estratégicos
Nem todos os relatórios possuem a mesma finalidade. É possível organizar os relatórios de
acordo com o nível de utilização da informação.
Os relatórios operacionais normalmente estão relacionados às atividades
realizadas no dia a dia.
Já os relatórios gerenciais ajudam gestores e coordenadores a acompanhar
resultados, identificar problemas e controlar o desempenho dos setores.
Os relatórios estratégicos possuem uma visão mais ampla e podem ser utilizados
pela direção para avaliar tendências, resultados gerais, investimentos, metas e planejamento
futuro.
Portanto, um mesmo dado pode ser utilizado em diferentes níveis da instituição, mas apresentado
de maneira diferente dependendo de quem precisa utilizá-lo.
Indicadores: transformando dados em acompanhamento de resultados
Os indicadores são ferramentas fundamentais para transformar dados em acompanhamento de
desempenho.
Um indicador permite acompanhar determinado aspecto de um processo ao longo do tempo.
Entre os exemplos que podem ser acompanhados em uma instituição de saúde estão:
- Tempo médio de espera;
- Taxa de ocupação de leitos;
- Número de atendimentos;
- Taxa de cancelamento;
- Quantidade de internações;
- Tempo médio de permanência;
- Quantidade de exames realizados;
- Produtividade dos setores;
- Índices relacionados ao faturamento;
- Indicadores de qualidade e segurança.
O indicador permite acompanhar a evolução de determinado processo e identificar quando um
resultado está melhorando, piorando ou permanecendo estável.
Um número isolado raramente explica toda a realidade.
Imagine que determinado setor tenha realizado 1.000 atendimentos em um mês. Esse número pode
parecer positivo.
Porém, para compreender realmente o resultado, seria necessário analisar outras informações:
quantos profissionais estavam trabalhando, qual era a capacidade do setor, quanto tempo os
pacientes esperaram, quantos atendimentos foram cancelados e como esse resultado se compara
com períodos anteriores.
Portanto, indicadores precisam ser analisados dentro de um contexto.
Uma boa análise não olha apenas para o resultado final. Ela procura entender as causas,
consequências e tendências relacionadas aos dados.
Com o crescimento da quantidade de informações disponíveis, tornou-se cada vez mais importante
apresentar os dados de maneira visual.
Dashboards podem reunir indicadores, gráficos, tabelas e informações importantes em uma única
interface, permitindo que gestores tenham uma visão rápida da situação da instituição.
Uma boa visualização de dados pode ajudar a identificar:
- Quedas de produtividade;
- Aumento da demanda;
- Setores sobrecarregados;
- Variações nos atendimentos;
- Aumento de custos;
- Problemas recorrentes;
- Tendências ao longo do tempo.
Entretanto, um dashboard também precisa ser planejado. Colocar dezenas de gráficos em uma
tela não significa necessariamente produzir uma boa ferramenta de gestão.
O painel precisa apresentar aquilo que realmente importa para o usuário e facilitar a
interpretação das informações.
Uma das maiores vantagens de uma boa estrutura de dados é permitir que a gestão tome decisões
com maior segurança.
Em vez de depender exclusivamente de opiniões ou percepções individuais, o gestor pode
consultar informações concretas sobre o funcionamento da instituição.
Por exemplo, se determinado setor apresenta aumento constante no tempo de espera, os dados
podem ajudar a investigar a causa.
O problema pode estar relacionado ao aumento da demanda, quantidade insuficiente de
profissionais, falhas no fluxo de atendimento, problemas no sistema ou outra situação
operacional.
Os dados não necessariamente apresentam a solução automaticamente, mas ajudam a indicar
onde o problema está acontecendo e onde a gestão precisa investigar.
Nem todos os problemas de uma instituição são percebidos facilmente no dia a dia.
Alguns problemas permanecem escondidos durante meses porque não existem mecanismos adequados
para acompanhar os dados.
A análise histórica pode revelar comportamentos que não são percebidos durante a rotina.
Um determinado serviço pode apresentar aumento gradual de demanda, determinado setor pode
registrar queda constante de produtividade ou determinado processo pode apresentar erros
repetitivos.
Quando os dados são analisados ao longo do tempo, esses padrões podem ser identificados,
permitindo que a gestão atue antes que o problema se torne ainda maior.
Dados incorretos não geram apenas relatórios ruins. Eles podem gerar decisões equivocadas.
Se a gestão acredita que determinado setor possui capacidade suficiente quando, na realidade,
os dados estão incompletos, pode deixar de realizar uma intervenção necessária.
Da mesma forma, informações incorretas podem provocar investimentos desnecessários,
interpretações erradas de desempenho ou dificuldade para identificar problemas reais.
Por isso, a qualidade dos dados precisa ser tratada como uma responsabilidade institucional,
envolvendo todos os setores que participam da produção das informações.
Para produzir relatórios confiáveis, é necessário padronizar a forma como as informações são
registradas.
Se cada setor utiliza uma regra diferente para registrar a mesma informação, a consolidação
dos dados se torna muito mais difícil.
A padronização pode envolver:
- Definição de campos obrigatórios;
- Padronização de nomenclaturas;
- Regras para preenchimento;
- Classificação correta dos registros;
- Definição de responsáveis;
- Procedimentos para correção de erros;
- Orientações para utilização dos sistemas.
Quanto maior a padronização, maior será a capacidade da instituição de consolidar e analisar
suas informações.
Outro problema comum é a existência de uma grande quantidade de relatórios que ninguém
realmente utiliza.
Algumas instituições continuam produzindo determinados documentos simplesmente porque sempre
foram produzidos daquela maneira.
Isso gera trabalho desnecessário e pode consumir horas dos profissionais responsáveis pela
extração e organização dessas informações.
Periodicamente, é importante avaliar:
- Quais relatórios realmente são utilizados?
- Quem utiliza cada relatório?
- Qual decisão ele ajuda a tomar?
- Os dados apresentados ainda são necessários?
- É possível automatizar sua geração?
- Existem relatórios duplicados?
- Existe alguma informação importante que ainda não está sendo acompanhada?
Dessa forma, a instituição consegue reduzir relatórios desnecessários e concentrar esforços
naquilo que realmente produz valor.
A tecnologia também permite automatizar grande parte do processo de geração de relatórios.
Em vez de um profissional precisar coletar informações manualmente de diferentes sistemas,
copiar dados para planilhas e atualizar gráficos todos os dias, processos automatizados
podem realizar parte desse trabalho.
A automatização pode reduzir:
- Digitação manual;
- Erros de transcrição;
- Retrabalho;
- Tempo gasto na preparação dos relatórios;
- Duplicidade de informações;
- Dependência de processos manuais.
Com isso, os profissionais podem dedicar mais tempo à análise das informações e menos tempo
à preparação manual dos dados.
Um dos grandes avanços na gestão baseada em dados é deixar de produzir relatórios apenas para
mostrar o que aconteceu e começar a utilizá-los para compreender por que aconteceu.
Um relatório tradicional pode informar que determinado indicador aumentou.
Uma análise mais aprofundada procura entender quais fatores contribuíram para esse aumento.
Essa mudança transforma o relatório em uma ferramenta de investigação e gestão.
O objetivo passa a ser:
identificar o problema, compreender suas causas, avaliar seu impacto e buscar uma
solução.
A análise de dados deve fazer parte de um ciclo contínuo de melhoria.
A instituição coleta os dados, organiza as informações, analisa os resultados, identifica
problemas, implementa melhorias e acompanha novamente os indicadores para verificar se as
mudanças produziram resultados.
Esse ciclo pode ser representado de maneira simples:
- Coletar: registrar corretamente os dados;
- Organizar: estruturar e padronizar as informações;
- Analisar: identificar padrões, problemas e oportunidades;
- Decidir: definir ações com base nas evidências;
- Implementar: executar as melhorias;
- Acompanhar: verificar os resultados obtidos;
- Melhorar: ajustar novamente os processos quando necessário.
Dessa forma, os dados deixam de ser apenas registros históricos e passam a participar
ativamente da gestão da instituição.
A qualidade dos dados não depende exclusivamente do setor de tecnologia ou da equipe
responsável pelos relatórios.
Todos os profissionais que registram informações participam desse processo.
A recepção, a enfermagem, os médicos, o laboratório, o faturamento, a farmácia, o
administrativo e os demais setores produzem informações que posteriormente poderão ser
utilizadas pela gestão.
Por isso, cada profissional precisa compreender que um registro realizado
corretamente pode fazer parte de uma decisão futura.
Quando uma instituição possui dados confiáveis, processos organizados e relatórios bem
estruturados, ela consegue enxergar sua própria operação com muito mais clareza.
Isso permite identificar onde estão os gargalos, quais setores precisam de atenção, quais
processos apresentam melhores resultados e onde existem oportunidades de melhoria.
A gestão passa a possuir uma visão mais ampla da instituição e consegue direcionar recursos,
pessoas e investimentos de maneira mais consciente.
Dessa forma, os dados passam a ser um ativo estratégico da organização.
Dados e relatórios são elementos fundamentais para uma gestão hospitalar moderna. Eles
permitem transformar os registros produzidos diariamente pelos setores em informações que
podem apoiar decisões, identificar problemas e melhorar processos.
Entretanto, o simples fato de possuir sistemas, planilhas ou relatórios não significa que
uma instituição esteja realmente trabalhando com dados.
É necessário garantir qualidade, padronização, organização, análise e utilização das
informações.
Um bom relatório não deve apenas mostrar números. Ele deve ajudar a responder perguntas,
identificar problemas e apoiar decisões.
Da mesma forma, um bom indicador não deve existir apenas para preencher uma tabela. Ele deve
permitir acompanhar um processo e entender se os resultados estão melhorando ou piorando.
No final, o objetivo de trabalhar com dados e relatórios é transformar informações em
conhecimento e conhecimento em decisões melhores.
Uma instituição de saúde que conhece seus dados consegue compreender melhor seus processos,
identificar seus problemas, acompanhar seus resultados e tomar decisões mais conscientes.
Portanto, dados não devem ser vistos apenas como números armazenados em sistemas.
Dados bem organizados são instrumentos para melhorar a gestão, os processos e,
principalmente, a qualidade do atendimento ao paciente.
